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¿Seremos capaces de entendernos alguna vez?. Diseño de un Sistema de Información y Comunicación interna (I+C+i). Primera parte.

Publicado por Isabel el 15 octubre de 2015 | Comunicación | No hay comentarios

I+C+i

Hace poco, charlando con un amigo consultor que viaja mucho por todo el mundo, llegamos a una conclusión que parece obvia: la comunicación es un problema universal.

Oimos y no escuchamos, encasillamos y tenemos prejuicios, estamos más de acuerdo con aquellas personas que se nos parecen, estamos pensando en responder en vez de escuchar atentamente, nos ponemos a la defensiva dependiendo de donde provenga la información…y así hasta el infinito y mas allá.

 

No te voy a engañar, con un buen Sistema de I+C no vas a solucionar todos estos problemas, pero si tendrás más posibilidades de entenderos.

Este es un tema un poco largo de explicar y no quiero aburrirte, así que lo voy a dividir en dos post para que puedas digerirlo con tranquilidad, porque no tenemos prisa.

Empiezo pues con esta primera parte.

 

Como todo proyecto, tiene su proceso y como tal lo voy tratar:

 

Fase1: Conocer la organización o como yo lo llamo, identificación de los determinantes del Sistema.

 

1. 1. Existen una serie de variables, entre otras,  que para mi marcan el tipo de Sistema de I+C a diseñar y son las siguientes:

  • Estado de la organización: como está en estos momentos tu organización, en buen estado de forma o con problemas leves o graves.
  • La Estrategia: no es lo mismo diseñar un Sistema para una organización que está en pleno proceso de internacionalización que para otra que está buscando la diversificación de servicios.
  • Organización: la estructura organizativa, el sistema de planificación, control y evaluación, el sistema de decisión, el sistema de coordinación y el de Información y comunicación (este último, como es lógico, es tratado aparte).
  • El sistema de desarrollo de personas: cómo se selecciona al personal, cómo se evalúa, como se forma, como se comparten los conocimientos, el abanico salarial…

Aparte de este análisis, yo suelo preguntar más cosas: la forma jurídica, el número de personas en plantilla, si hay  diferentes sedes…pero a ti no te hace falta porque ya conoces tu organización.

 

1.2.Cómo es y cómo se encuentra tu Sistema de I+C.
Se trata por tanto de conocer el punto de partida. Como puedes ver el estado de tu sistema es un determinante en sí mismo.

Estos son los ámbitos fundamentales que tienes que conocer:

  • La información: qué mensajes se están comunicando y cuáles no, junto a la cantidad de información recibida, porque a veces se machaca con una información y otras veces se queda escasa. Te pongo un ejemplo: hay un plan estratégico que se ha explicado una vez en la reunión general de empresa a las personas que asistieron a dicha reunión.
  • Los canales de comunicación, de transmisión: cuales existen (intranet, paneles, reuniones, CRM…) y que información se difunde a través de ellos y con qué periodicidad.
  • Los emisores y receptores de dicha información: es decir quién emite y quien recibe.
  • La calidad de dicha información: un ámbito fundamental, como no podía ser menos. Es veraz, es útil, llega a tiempo…

Y ahora te preguntaras y ¿para qué quiero yo conocer todo esto?. Pues muy sencillo, dependiendo de cómo sea tu organización, su gestión y su Sistema de Información y Comunicación actual, el diseño tendrá unos objetivos u otros, y tendrás que diseñarlo de acuerdo a las necesidades detectadas.

 

Bueno, hasta aquí puedo escribir, la próxima semana seguiré explicándote cómo diseño un Sistema de Información y Comunicación interna.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel

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