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¿Seremos capaces de entendernos alguna vez?. Diseño de un Sistema de Información y Comunicación interna (I+C+i). Segunda parte.

Publicado por Isabel el 19 octubre de 2015 | Comunicación | No hay comentarios

Retomando el post anterior, sigo comprobando día a día que la comunicación continúa siendo un problema universal.

 

Haciendo un recordatorio: nos quedamos en que ya sabemos los determinantes del Sistema y en qué estado se encuentran. Voy a explicarte el resto de fases.

 

Fase 2: el “para qué” del Sistema que vas a diseñar, es decir los objetivos a cumplir.

En general, todo Sistema de Información y Comunicación puede contribuir a cuatro objetivos principales, entre otros:

  • Involucrar a las personas en el rumbo o misión y visión de la organización.
  • Ganar en eficacia y eficiencia en la organización.
  • Fomentar el aprendizaje común.
  • Mejorar las relaciones interpersonales.

Cada organización es ya, en si, un mundo y estos objetivos son muy generales, habrá que concretarlos y hacerlos lo más medible posible  y definirlos operativamente.

 

Fase 3: El diseño del Sistema de I+C+i: El Mapa

Esta es la fase más creativa, pero casi sale sola. En concreto, ¿qué hay que diseñar?:

  • La información o los mensajes a transmitir. QUÉ y CUÁNTA.
  • Los canales más adecuados para transmitir dicha información y su periodicidad. CÓMO y CUÁNDO.
  • Los emisores y los receptores. QUIÉN y DÓNDE, ascendente, descendente, horizontal.

Una vez diseñado hay que revisarlo entero para comprobar que guarda una coherencia con los determinantes y las necesidades de tu organización y responde a los objetivos marcados. Además hay que verificar si es consistente en sí mismo, es decir, se informa de lo importante y en la cantidad adecuada, a través de los canales mas ágiles y utilizados, se recibe a tiempo y las responsabilidades de la emisión están claras y determinadas.

 

FASE 4: Ponerlo en marcha. Implantación, seguimiento y evaluación.

El papel lo aguanta todo. Una vez acabado el diseño hay que ponerlo en marcha, crear, modificar o mantener los contenidos, los canales y apoyar a las personas responsables Y con una periodicidad concreta hacer seguimiento de cómo se va desenvolviendo el sistema, medir su eficacia y su eficiencia y mejorar.

 

Para terminar, me gustaría comentarte que este tipo de proyecto, por su misma naturaleza, debe tener dos principios asociados, la participación, hay que hacerlo en compañía y la trasparencia, desde el principio hasta el final.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel

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