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¿Tienes reunionitis?

Publicado por Isabel el 20 marzo de 2013 | Comunicación | 4 comentarios

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La reunión es uno de los mejores canales de comunicación interna que hay, pero cuidado también es uno de los más caros, porque no son las dos horas tuyas solo las que hay que sumar cuando estas reunido/a, sino que hay que multiplicar por todas las personas que han acudido a esa reunión. Si hay seis personas, la cuenta nos sale una jornada y media de trabajo. Por lo tanto tienen que ser eficaces y servir para algo.

 

Es uno de los mejores canales porque la comunicación es en persona, nos vemos las caras, compartes y contrastas información de forma simultánea y lo más importante haces equipo.

 

Te propongo un check-list para que evalúes si van bien tus reuniones:

  • Pensar si hay otro canal alternativo, entrevistas, correo electrónico, teléfono, skype..
  • Debes conocer qué tipo de reunión es: informativa, consultiva, de toma de decisiones o creativa o todas a la vez, que también puede darse el caso.
  • Debes tener un orden del día, mejor si esta por escrito y comunicado. De esta forma se sabe a qué se va y se puede preparar.
  • El orden del día se debe respetar, porque de otra forma terminamos dando vueltas sobre temas, que lo más seguro son para otra reunión, y lo que teníamos que tratar no lo hemos hecho. En resumidas cuentas una pérdida de tiempo.
  •  El número de participantes debe estar entre siete a diez, sino es una asamblea y con que hable cada persona un mínimo de cinco minutos, sin replica claro, ya son cincuenta minutos, nos hemos gastado la mitad de la reunión.
  • Las personas que vayan a participar en la reunión tienen que ser las adecuadas, por la necesidad de que reciban la información de primera mano, por lo que puedan aportar o por su poder de decisión.
  • La duración debe de ser de dos horas como mucho, si se alarga mas, es mejor hacer una parada y seguir en quince o diez minutos. De otra forma no será eficaz ya que es muy difícil mantener la atención y estar al 100% concentrado, una vez pasado ese límite. Si excede de dos horas es que en algún momento nos hemos desviado o los temas a tratar eran demasiado numerosos.
  • Tiene que haber alguien que dirija la reunión, normalmente suele ser la persona que la convoca. Sus funciones son prepararla, convocarla, organizar los medios y turnos de intervención, dinamizar para que todo el mundo participe, controlar el tiempo, no permitir desviaciones, mediar y resumir ante diferencias, y por si esto fuera poco, cerrarla y sacar conclusiones para los asistentes.
  • Todos los asistentes deben participar, ya sea escuchando y aclarando dudas, si es una reunión informativa, aportando ideas si es consultiva o creativa y analizando y decidiendo si es de toma de decisiones. Asistir a una reunión es trabajo, no se puede olvidar.
  •  La persona que dirija la reunión debe de asegurarse que todas las personas asistentes se han ido con las ideas muy claras de lo informado, lo aportado y lo que se ha decidido. Mucho mejor si esta por escrito, mediante una acta o cualquier otro documento.

 

Lo que suele pasar cuando vamos a una reunión, es que no sabemos a qué vamos, no la hemos preparado e improvisamos, tratamos de solucionar los problemas que tenemos todos a la vez, no podemos aportar porque no es un tema de nuestra incumbencia, nos aburrimos, solo habla una persona, hablamos todos/as al mismo tiempo…salimos con la sensación de que tenemos otras ocho horas por delante, aparte de las dos horas en las que hemos estado reunidos.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel

 

Comentarios

  • Genma Sánchez

    Hola,
    Me ha parecido muy oportuno tu artículo y creo que deberíamos reflexionar sobre ello todos aquellos que contemplamos las reuniones como método de trabajo. A mo modo de ver es muy importante saber cual es el motivo de cada reunión para que cumpla su finalidad.
    Genma.

  • Sorgin gorria

    Kaixo,
    ¡Ojalá todo el mundo leyera lo que has escrito porque muchas veces las reuniones sólo sirven para justificar el sueldo de las personas que, aunque parezca mentira, cobran exclusivamente por convocarlas!
    Sorgin gorria

  • Isabel. Mugarraconsulting

    Hola Genma, muchas gracias por tú idea. Estoy de acuerdo con que las reuniones tienen que tener un objetivo, para que no se conviertan en una perdida de tiempo.

  • Isabel. Mugarraconsulting

    Hola Sorgin gorria, muchas gracias por tú idea. Las reuniones, como canal de comunicación, forman parte del trabajo y por lo tanto van incluidas en el sueldo.

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