Circulares: Comunicación
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10/19/16

silencio

Es esa ley no escrita, ni siquiera pronunciada y mucho menos reconocida.

No se trata del silencio como respuesta, porque el silencio ya es en sí una respuesta. Es guardar silencio como una opción individual, colectiva, evitada o impuesta y al final sistémica.

Hay muchos ejemplos en las organizaciones:

  • “Me llevo callando mucho tiempo, pero hoy te voy a decir lo que realmente pienso. Bueno, mejor no.”
  • Hablar entre compañerxos de un nuevo modo de actuación en la organización con la que todxs no están de acuerdo, llegar a la reunión para comentarlo y nadie explica realmente lo que tiene en mente.
  • “No voy a montar el follón hoy, mejor me callo”.
  •  Suma y suma de tareas que no tienen que ver con tu trabajo y asunción de las mismas sin decir esta boca es mía.
  • “Diga lo que diga todo va a seguir igual”.
  • “Si sugiero cambiar esto…,me van a tachar de pelota”.
  • “Mejor me callo”.
  • “Si pregunto van a creer que no sé”.

Si no se nombra parece que no existe, pero está ahí. Se opta por pensar que es mejor no mover las cosas de sitio, de forma que se crea una ficción de que aquí no pasa nada. Y esto se repite de forma continua, día tras día. Lo ves sin que se diga y lo aprendes, se convierte en costumbre y con el tiempo en Ley.

Y se acumulan en la caja negra individual y colectiva. Preguntas no hechas, opiniones encontradas, emociones no expresadas, agresividad contenida. Y un día, por algún acontecimiento, esa caja se abre y se daña al otro y a uno mismo.

Y después de un tiempo te dices: “Con lo sencillo que hubiese sido si lo hubiera expresado”. Pero no es tan sencillo.

 

En mi humilde opinión, guardar silencio es eficaz a veces, cuando se hace por respeto a la petición del otro de guardar silencio y como opción, si es elegida, no como costumbre. Difícil también distinguir entre sí es una petición o una huida.

 

La solución es compleja pero si sé que el primer paso es darse cuenta de que existe esta Ley con mayor o menor intensidad y que todxs colaboramos en su existencia.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel

 

04/21/16

remolinos

Tal como me contó un amigo de aprendizaje en Argentina tienen una contestación para esta pregunta y es: “Bien, o querés que te cuente”. Gracias Iñigo MP

 

Creo que voy a cambiar esta pregunta por otra, ya que no tengo la facilidad de palabra de las argentinas, y es: “Hola, ¿cómo lo llevas?, te escucho”.

 

El cómo es mejor que el qué, la manera mejor que el contenido, (fatal, mejor, peor, no sé). El lo puede ser cualquier cosa. Abierta pues queda la pregunta a lo que la otra persona quiera. El verbo llevar es decir contigo mismo y ahora. Por último, te escucho, pongo y aplico mi oído atento.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel

10/19/15

Retomando el post anterior, sigo comprobando día a día que la comunicación continúa siendo un problema universal.

 

Haciendo un recordatorio: nos quedamos en que ya sabemos los determinantes del Sistema y en qué estado se encuentran. Voy a explicarte el resto de fases.

 

Fase 2: el “para qué” del Sistema que vas a diseñar, es decir los objetivos a cumplir.

En general, todo Sistema de Información y Comunicación puede contribuir a cuatro objetivos principales, entre otros:

  • Involucrar a las personas en el rumbo o misión y visión de la organización.
  • Ganar en eficacia y eficiencia en la organización.
  • Fomentar el aprendizaje común.
  • Mejorar las relaciones interpersonales.

Cada organización es ya, en si, un mundo y estos objetivos son muy generales, habrá que concretarlos y hacerlos lo más medible posible  y definirlos operativamente.

 

Fase 3: El diseño del Sistema de I+C+i: El Mapa

Esta es la fase más creativa, pero casi sale sola. En concreto, ¿qué hay que diseñar?:

  • La información o los mensajes a transmitir. QUÉ y CUÁNTA.
  • Los canales más adecuados para transmitir dicha información y su periodicidad. CÓMO y CUÁNDO.
  • Los emisores y los receptores. QUIÉN y DÓNDE, ascendente, descendente, horizontal.

Una vez diseñado hay que revisarlo entero para comprobar que guarda una coherencia con los determinantes y las necesidades de tu organización y responde a los objetivos marcados. Además hay que verificar si es consistente en sí mismo, es decir, se informa de lo importante y en la cantidad adecuada, a través de los canales mas ágiles y utilizados, se recibe a tiempo y las responsabilidades de la emisión están claras y determinadas.

 

FASE 4: Ponerlo en marcha. Implantación, seguimiento y evaluación.

El papel lo aguanta todo. Una vez acabado el diseño hay que ponerlo en marcha, crear, modificar o mantener los contenidos, los canales y apoyar a las personas responsables Y con una periodicidad concreta hacer seguimiento de cómo se va desenvolviendo el sistema, medir su eficacia y su eficiencia y mejorar.

 

Para terminar, me gustaría comentarte que este tipo de proyecto, por su misma naturaleza, debe tener dos principios asociados, la participación, hay que hacerlo en compañía y la trasparencia, desde el principio hasta el final.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel

10/15/15

I+C+i

Hace poco, charlando con un amigo consultor que viaja mucho por todo el mundo, llegamos a una conclusión que parece obvia: la comunicación es un problema universal.

Oimos y no escuchamos, encasillamos y tenemos prejuicios, estamos más de acuerdo con aquellas personas que se nos parecen, estamos pensando en responder en vez de escuchar atentamente, nos ponemos a la defensiva dependiendo de donde provenga la información…y así hasta el infinito y mas allá.

 

No te voy a engañar, con un buen Sistema de I+C no vas a solucionar todos estos problemas, pero si tendrás más posibilidades de entenderos.

Este es un tema un poco largo de explicar y no quiero aburrirte, así que lo voy a dividir en dos post para que puedas digerirlo con tranquilidad, porque no tenemos prisa.

Empiezo pues con esta primera parte.

 

Como todo proyecto, tiene su proceso y como tal lo voy tratar:

 

Fase1: Conocer la organización o como yo lo llamo, identificación de los determinantes del Sistema.

 

1. 1. Existen una serie de variables, entre otras,  que para mi marcan el tipo de Sistema de I+C a diseñar y son las siguientes:

  • Estado de la organización: como está en estos momentos tu organización, en buen estado de forma o con problemas leves o graves.
  • La Estrategia: no es lo mismo diseñar un Sistema para una organización que está en pleno proceso de internacionalización que para otra que está buscando la diversificación de servicios.
  • Organización: la estructura organizativa, el sistema de planificación, control y evaluación, el sistema de decisión, el sistema de coordinación y el de Información y comunicación (este último, como es lógico, es tratado aparte).
  • El sistema de desarrollo de personas: cómo se selecciona al personal, cómo se evalúa, como se forma, como se comparten los conocimientos, el abanico salarial…

Aparte de este análisis, yo suelo preguntar más cosas: la forma jurídica, el número de personas en plantilla, si hay  diferentes sedes…pero a ti no te hace falta porque ya conoces tu organización.

 

1.2.Cómo es y cómo se encuentra tu Sistema de I+C.
Se trata por tanto de conocer el punto de partida. Como puedes ver el estado de tu sistema es un determinante en sí mismo.

Estos son los ámbitos fundamentales que tienes que conocer:

  • La información: qué mensajes se están comunicando y cuáles no, junto a la cantidad de información recibida, porque a veces se machaca con una información y otras veces se queda escasa. Te pongo un ejemplo: hay un plan estratégico que se ha explicado una vez en la reunión general de empresa a las personas que asistieron a dicha reunión.
  • Los canales de comunicación, de transmisión: cuales existen (intranet, paneles, reuniones, CRM…) y que información se difunde a través de ellos y con qué periodicidad.
  • Los emisores y receptores de dicha información: es decir quién emite y quien recibe.
  • La calidad de dicha información: un ámbito fundamental, como no podía ser menos. Es veraz, es útil, llega a tiempo…

Y ahora te preguntaras y ¿para qué quiero yo conocer todo esto?. Pues muy sencillo, dependiendo de cómo sea tu organización, su gestión y su Sistema de Información y Comunicación actual, el diseño tendrá unos objetivos u otros, y tendrás que diseñarlo de acuerdo a las necesidades detectadas.

 

Bueno, hasta aquí puedo escribir, la próxima semana seguiré explicándote cómo diseño un Sistema de Información y Comunicación interna.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel

05/21/13

Información

Yo personalmente, ahora mismo, tengo una visión bastante pesimista al respecto. Creo que tenemos acceso a una cantidad ingente de información, mejor dicho, a una avalancha de contenidos, pero realmente no hay tiempo material para procesarlos, y mucho menos para responder de una manera consistente. Y esta duda me hace preguntarme si realmente la información que tengo es útil, si todas las personas tienen que saberlo todo, de donde voy a sacar el tiempo para leer toda la información que recibo…

 

A estas cuestiones, además, hay que unir la inmensa cantidad de herramientas TIC (Tecnología de la información y comunicación) que existe para ayudarnos a captar información, procesarla y comunicarnos con una mayor eficacia. Yo, personalmente, he pasado por una fase de cierto desconcierto y a veces hasta me he sentido un poco tonta cuando me comentan cosas como – ¡¡Pero no conoces la aplicación tal o cual!! -.

 

Al final, he decidido volver a lo simple, que no es necesariamente lo mejor, pero me ayuda a clarificar ideas, priorizar y emplear mi tiempo en comunicarme de una manera más eficaz.

 

¿Qué características generales tiene que tener la información para que sea de calidad?:

  • Comprensible: cero errores. Siempre hay que adaptarla a la persona o grupo de personas con el que te vas a comunicar. El objetivo es entendernos.
  • Veraz: cero rumores. Tiene que ser cierta, ya esté apoyada por datos o fuentes que la corroboran o sea una valoración u opinión profesional.
  • A tiempo: cero demoras. Hay que tener la información cuando se necesita o estar disponible para poder acceder a ella.
  • Útil: cero stock. Tiene que servir para algo. No por acumular o hacer más informes vas a ser mejor profesional.
  • Fluida: cero averías. Tiene que tener un carácter continuo, establecer una periodicidad; es decir si necesitas organizar el trabajo de tu equipo será bueno hacerlo en una reunión semanal de planificación, ej: los viernes a última hora, en el que informes de las tareas realizadas y del trabajo por hacer de la semana siguiente.

El canal de comunicación que utilices es importante, dependerá de lo que haya en tu organización (intranet, CRM, reuniones de empresa, tablon…), de las personas a las que te dirijas, de la rapidez con que quieras que llegue la información y de la cercanía con la que necesites comunicarte.

Esta breve reflexión acerca de la comunicación es solo un aperitivo, otro día hablaremos más a fondo de cómo puedes montar un Sistema de Información y Comunicación Interna en tu organización, (I+C).

 

De todas formas siempre nos quedara la televisión, esa fuente de información comprensible, veraz, en tiempo real, útil y siempre disponible.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel

 

03/20/13

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=81LLeQh2x7I[/youtube]

La reunión es uno de los mejores canales de comunicación interna que hay, pero cuidado también es uno de los más caros, porque no son las dos horas tuyas solo las que hay que sumar cuando estas reunido/a, sino que hay que multiplicar por todas las personas que han acudido a esa reunión. Si hay seis personas, la cuenta nos sale una jornada y media de trabajo. Por lo tanto tienen que ser eficaces y servir para algo.

 

Es uno de los mejores canales porque la comunicación es en persona, nos vemos las caras, compartes y contrastas información de forma simultánea y lo más importante haces equipo.

 

Te propongo un check-list para que evalúes si van bien tus reuniones:

  • Pensar si hay otro canal alternativo, entrevistas, correo electrónico, teléfono, skype..
  • Debes conocer qué tipo de reunión es: informativa, consultiva, de toma de decisiones o creativa o todas a la vez, que también puede darse el caso.
  • Debes tener un orden del día, mejor si esta por escrito y comunicado. De esta forma se sabe a qué se va y se puede preparar.
  • El orden del día se debe respetar, porque de otra forma terminamos dando vueltas sobre temas, que lo más seguro son para otra reunión, y lo que teníamos que tratar no lo hemos hecho. En resumidas cuentas una pérdida de tiempo.
  •  El número de participantes debe estar entre siete a diez, sino es una asamblea y con que hable cada persona un mínimo de cinco minutos, sin replica claro, ya son cincuenta minutos, nos hemos gastado la mitad de la reunión.
  • Las personas que vayan a participar en la reunión tienen que ser las adecuadas, por la necesidad de que reciban la información de primera mano, por lo que puedan aportar o por su poder de decisión.
  • La duración debe de ser de dos horas como mucho, si se alarga mas, es mejor hacer una parada y seguir en quince o diez minutos. De otra forma no será eficaz ya que es muy difícil mantener la atención y estar al 100% concentrado, una vez pasado ese límite. Si excede de dos horas es que en algún momento nos hemos desviado o los temas a tratar eran demasiado numerosos.
  • Tiene que haber alguien que dirija la reunión, normalmente suele ser la persona que la convoca. Sus funciones son prepararla, convocarla, organizar los medios y turnos de intervención, dinamizar para que todo el mundo participe, controlar el tiempo, no permitir desviaciones, mediar y resumir ante diferencias, y por si esto fuera poco, cerrarla y sacar conclusiones para los asistentes.
  • Todos los asistentes deben participar, ya sea escuchando y aclarando dudas, si es una reunión informativa, aportando ideas si es consultiva o creativa y analizando y decidiendo si es de toma de decisiones. Asistir a una reunión es trabajo, no se puede olvidar.
  •  La persona que dirija la reunión debe de asegurarse que todas las personas asistentes se han ido con las ideas muy claras de lo informado, lo aportado y lo que se ha decidido. Mucho mejor si esta por escrito, mediante una acta o cualquier otro documento.

 

Lo que suele pasar cuando vamos a una reunión, es que no sabemos a qué vamos, no la hemos preparado e improvisamos, tratamos de solucionar los problemas que tenemos todos a la vez, no podemos aportar porque no es un tema de nuestra incumbencia, nos aburrimos, solo habla una persona, hablamos todos/as al mismo tiempo…salimos con la sensación de que tenemos otras ocho horas por delante, aparte de las dos horas en las que hemos estado reunidos.

 

Que pases buena semana y gracias por recibir. Un abrazo. Isabel